Guia do trabalho remoto

Dicas para superar os principais desafios de sair de uma rotina de trabalho flexível para o home office em tempo integral.

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Vamos lá!

Muitas empresas já apostam no regime flexível de trabalho como uma forma de oferecer mais independência e qualidade de vida para todo o time. Esta é uma forma de depositar mais confiança e receber mais produtividade de cada colaborador. Em 2020, a Covid-19 trouxe para as empresas brasileiras a necessidade imediata de implantar a rotina de trabalho 100% home office.


De acordo com levantamento da Hibou em parceria com a Indico, já são 59,9% dos brasileiros trabalhando em home office.

É uma nova rotina, que tirou as crianças das escolas, os pais do escritírio e pede que o isolamento se mantenha, reduzindo ao máximo saídas de todos. São tempos de adaptação e para que o trabalho remoto seja verdadeiramente produtivo, são necessárias algumas ações individuais e coletivas, no intuito de garantir o pleno funcionamento de todo o time.


Somos como engrenagens de relógio: se um dente não se encaixa no fluxo para exercer sua função, todo o movimento deixa de fluir. O relógio pára.


Por isso, para ajudar a todos nesse momento, estamos compartilhando dicas e informações sobre o gerenciamento de trabalho e atividades à distância. Passaremos por três pontos básicos:


  • Mantendo a produtividade;
  • Fortalecendo a comunicação com todo o time;
  • Lidando com a família;


  • (extra) Não seja o elo fraco: fortalecendo a segurança da informação no home office.


Prontos para aplicar novas dicas e hábitos para fazer dessa a melhor #quarentenerd possível?

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Mantendo a produtividade

Temos dias mais produtivos e dias mais parados no escritório, não é mesmo? Em casa não é diferente. Mas a grande armadilha é conseguir adiantar tarefas em dias de baixa demanda. E algumas dicas são essenciais para que o foco esteja o tempo todo no trabalho, resistindo a todos os confortos da sua casa.

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👨🏻‍💻| Crie seu espaço de trabalho

Evite misturar o seu descanso ou entretenimento em casa com o seu local de trabalho, ou seja: tira esse notebook da cama ou do sofá! Separe um espaço dentro da casa que ajudem no seu foco, na sua postura e na produtividade. Esta será a sua estação de trabalho. Nem todos tem um escritório em casa, mas vale o esforço para criar ele - seja na mesa de jantar ou renovando o uso de móveis que ficavam mais esquecidos num cantinho.

⏰| Mantenha seus rituais e rotinas

Acordar, tomar café, tomar um banho, dar banho nos filhos, falar com os pets, trocar de roupa. A única coisa que deve mudar no seu dia-a-dia é que não dá pra ficar saindo de casa e se expondo a uma pandemia, hein? Mantenha seus hábitos diários, dessa forma você consegue driblar o estresse de mergulhar em uma rotina completamente nova.

🗂️| Gerenciamento de entregas

Geralmente no escritório físico avaliamos a quantidade de horas trabalhadas. É uma medida mais fácil para entender a produtividade. Mas no trabalho remoto é essencial focar nas entregas: elas vão revelar o real potencial da sua equipe.

Aproveite o voto de confiança que a empresa depositou em todos e retribua com transparência e resultados.

🤝| Como se portar para o seu gestor

Considerando que o regime home office foi adotado como medida emergencial, o ideal é planejar e comunicar com antecedência ao seu gestor como será sua rotina de atividades. Mantenha disponibilidade no seu horário de contrato e, caso queira realizar qualquer mudança - como trabalhar pela madrugada, por exemplo - converse com seu gestor antes. Não confunda autonomia com independência total dos processos da empresa.

🤳| Etiqueta digital

Sabemos que o trabalho remoto está muito ligado, também, a um ambiente mais despojado. Sem precisar enfrentar o trânsito de ida e volta do trabalho ou as saídas de almoço, sobra mais tempo para aproveitar a sua casa. Mas lembre-se: você ainda está em horário de trabalho. Por isso, evite postar conteúdos pessoais nas redes sociais nos horários comerciais e acompanhe as suas demandas por aplicativos de mensagem mas lembre-se de registrar tudo por meios oficiais.

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Fortalecendo a comunicação com todo o time

Pensar no funcionamento do trabalho remoto de forma individual pode até ser mais fácil. Mas o grande desafio está na manutenção da comunicação com toda a equipe. Lembre-se: se os gestores da empresa não tem notícias suas, vão simplesmente pensar que você não está cumprindo sua carga horária. Fuja dessa impressão com algo simples: comunicação.

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🗣️| Comunicação transparente

Temos muitas ferramentas disponíveis para conversar, discutir e tomar decisões para novos projetos. Mas lembre-se que para uma comunicação eficiente existir, ela tem que ser unificada e documentada em um local só. Não adianta decidir por mensagem e começar a agir. É essencial registrar tudo para que haja um histórico de suas atividades.

🖥️| Reuniões online

Esteja sempre pronto. Seja para falar com um cliente, conversar sobre resultados ou para aquelas reuniões de rotina. Relacionamento é essencial para a nossa empresa e não seria diferente no home office. Esteja sempre pronto: seja para estrelar uma reunião online ou para interromper reuniões desnecessárias. Discutir é importante, mas prolongar a discussão é contraproducente.

📊| Controle de prioridades

Ao entender as tarefas que estão sendo desenvolvidas pelo seu time, você acompanha como as prioridades de seus colegas e as suas estão influenciando no quadro geral da produtividade. Dê foco para aquilo que realmente demanda atenção imediata e caso surja dúvida entre tarefas a priorizar, certifique que você está indo pelo caminho certo como seu gestor. Lembre-se também: se tudo é prioridade, nada é prioridade.

📨| Menos e-mails e mensagens, mais KB

É correto acompanhar demandas já em andamento pelos meios mais fáceis, como e-mail e mensagens de celular. Mas se não há registro dessas atividades em nossa base de conhecimento, o KB, não será possível entender como você está sendo peça importante para o seu time. Registre tudo e não deixe de marcar as pessoas envolvidas para que também acompanhem seus registros.

⚠️| Cobrando e sendo cobrado

O cobrar por cobrar pode se tornar irritante tanto para quem cobra como para quem é cobrado. Então deve-se cobrar com propósito. Se você não sabe qual a prioridade de seu colega, pergunte, converse e caso precise que uma demanda sua se torne prioridade, cobre. Caso haja falta de prioridade em algo que você julga importante, leve o assunto às gestões ou diretoria para que seja conversado. Importante é não prejudicar tarefas que são prioridade.

📈| Mensure a sua produtividade e a de seu time

Quais são os principais objetivos da sua equipe e por quais números você consegue comprar uma eficácia no cumprimento desses objetivos? Se você ainda não tem esse tipo de pensamento para mensurar resultados individuai e coletivos, precisa começar a ter e implementar no seu time: selecione as principais métricas de performance e sugira metas realistas de melhorias delas. Seja solução sempre!

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Lidando com a família

Estar mais tempo perto da família tem seu lado bom e ruim - geralmente, a parte ruim é conseguir conversar sobre a importância de respeitar o Home Office. Por isso, algumas dicas para você conversar sobre isso sem deixar de fazer parte da rotina da casa são essenciais:

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📌| Mantendo o foco e a concentração

A família nunca desconecta da gente, seja no home office ou não. A diferença, agora, é a presença física maior - crianças não estão indo para escolas, os pais não estão nos escritórios e todos estão juntos em casa. Nesse momento, converse com todos sobre a exceção que está sendo esse momento de pandemia e faça acordos: combine de todos almoçarem juntos, assistirem filmes após o expediente. Dessa forma, saberão que continuam como parte da sua prioridade.

👨‍👩‍👧‍👦| Concilie as rotinas

Entenda as rotinas de todos na casa e tente antecipar ao máximo os momentos juntos: prepare parte do almoço antes, acorde junto com as crianças - não deixe que elas continuem dormindo - crie rotinas de estudos enquanto você trabalha, Dessa forma, todos terão momentos de foco em desenvolvimento pessoal e momentos de confraternização com a família inteira.

🆘| Peça ajuda: converse e compartilhe suas necessidades

Caso todas as suas tentativas de criar rotinas, planejar atividades após o expediente e refeições juntos não estiver funcionando e a família estiver cobrando muita atenção e dedicação durante o expediente, converse. Mostre suas dificuldades e como as interrupções atrapalham e sugira como as coisas podem melhorar.

🙋| Driblando a sensação de isolamento

Dentro da sua rotina, busque sempre o contato humano - seja para ajudar a solucionar seus problemas no trabalho, para dar um feedback externo ou, em alguns momentos, só para perguntar como vai a quarentena. Atividades que ajudem no bem-estar individual também são muito importantes: meditações, ouvir sua música preferida, tomar um chá. Busque aplicar na sua rotina tudo aquilo que te faz bem.

👼| Super Nanny em ação: criando rotinas de atividades físicas e intelectuais

Criar rotinas para as crianças é essencial, e já repetimos isso aqui várias vezes. Use recursos visuais, como uma tabela colorida, mostrando qual atividade deverá ser feita em cada hora e dia da semana. Acompanhe os pequenos nos primeiros dias e então, dê independência a eles: peça para que sigam a rotina e só interrompam em caso de necessidade.

EXTRA

Não seja o elo fraco: como manter a segurança de informações no Home Office

Sabemos que a junção de dois mundos (escritório e casa) pode ser algo difícil para alguns. Coisas que verificamos cotidianamente podem passar batidas, por isso lembre-se sempre de fortalecer a segurança no seu trabalho remoto, dessa forma você deixa a empresa toda segura!

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🔁| Continue a realização de backups

Se você deseja manter o seu negócio protegido contra qualquer imprevisto, é necessário manter a rotina periódica de backups, facilitando não só o acesso remoto às informações direto do home office, como também garantindo alta eficiência e proteção da sua produção.

📲| Atualize sistemas e aplicativos

Instalar apenas sistemas e apps originais é fundamental para a segurança dos dados armazenados no computador, smartphone e outros gadgets. Constantemente, os softwares são atualizados para evitar os riscos de vazamento de dados e brechas que hackers encontram para roubar dados.

Lembre-se sempre: desconfie de links, notificações ou e-mails suspeitos que possam surgir e que destoam dos padrões básicos de comunicação do software ou do próprio time.

✅| Conecte-se a uma rede segura

Certifique-se de que o roteador da sua casa está com as configurações atualizadas e com uma senha segura.

Além disso, fale com o pessoal do DCBR para acessar a nossa rede privada virtual (VPN) do Brasil, que está protegida com Fortinet e garante a criptografia na troca de informações da empresa.

🔐| Utilize senhas fortes

Incluindo mecanismos de autenticação por dois fatores para garantir uma camada extra de segurança e dificultar o acesso de hackers nas contas utilizadas.

Também evite deixar senhas salvas no computador ou no navegador. Senhas fortes podem ser mais difíceis de decorar, mas uma solução para isso são cofres de senha que podem facilitar sua vida durante o home office e que pode continuar como um hábito de segurança não só no home office, mas como uma forma de proteger seus dados sempre.

👀| Fique atento à comunicação online

Recebeu uma mensagem em que um colaborador da sua empresa pede informações sigilosas, descumprindo regras de segurança? É hora de desconfiar e estar atento aos ataques de phishing em e-mails e outras ameaças on-line via apps de mensagens. Ah, e não esqueça de reportar incidentes de segurança no formulário disponibilizado pela equipe de qualidade. Atenção em dobro, hein?

🏠| O seu escritório só mudou de lugar

O mais importante de tudo é compreender que o home office é só uma extensão do trabalho que você já fazia. Por isso, mantenha os hábitos corriqueiros de registrar tudo, bloquear a tela do computador quando o aparelho não estiver em uso, não compartilhar o acesso do computador (crie usuários para que o restante da família possa aproveitar o aparelho nas horas vagas) e não faça o download de informações sigilosas da empresa - a nuvem é nossa aliada sempre.


Esperamos que depois desse guia, o seu home office seja ainda mais produtivo!

Se você tem dúvidas, sugestões ou novas dicas, envia para a gente!